FAQ för utställare
Svaren på de vanligaste frågorna kan du hitta nedan.
Innan ditt deltagande
Ni har bokat er monter och det är dags att börja förbereda ert deltagande. Gå igenom nedan punkter så snart du kan. Statistik visar att de som förberett sitt mässdeltagande också blir nöjdare med resultatet.
I närheten av Kistamässan finns ett flertal hotell vi kan rekommendera.
Scandic Victoria Tower
Comfort Hotel Kista
Memory Hotel
Connect Hotel Kista
Scandic Kista
The Studio Hotel
Läs mer om de olika boendealternativen i nära anslutning till Kistamässan här.
voco Stockholm-Kista
Välkommen till voco Stockholm-Kista – ett premiumhotell med hög service och standard för att maximera din upplevelse hos oss.
På voco Stockholm Kista vet vi att en fantastisk vistelse börjar med genomtänkta detaljer och service. Oavsett om du är här för att besöka en mässa, konferens eller är på affärsresa, gör våra 201 inbjudande hotellrum, konferens, restaurang & bar, gym men även ett SPA (med pool & bastu) och vår vänliga atmosfär det lätt att känna sig hemma. Vi har allt du behöver för en smidig vistelse.
För konferenser eller gruppförfrågningar kontakta Sales Manager Nordics Anders Dahlin på sales.nordics@stockholmkistahotel.com
Boka via länken i My Easyfairs under “Se dokument” för att få 15% rabatt på din bokning.
För beställning av montercatering och dryck vänligen kontakta:
KM Restauranger
08 410 608 20
Konferens@kmgroup.se
Tänk på att all alkohol som påträffas i anläggningen som inte är beställd via KM Restauranger kommer att beslagtas. Detta eftersom alkohollagstiftningen inte tillåter egen medhavd alkohol i Kistamässans lokaler.
När ni bokade er monter bokade ni även ett EasyGo-paket. GoLeads, GoPlus och GoPremium är våra tre paket. För att se vilket paket ni har bokat, vänligen se orderbekräftelsen eller logga in på My Easyfairs.
Gemensamt för samtliga paket är:
- Access till My Easyfairs
- Visa er företagsprofil online
- Visa era produkter/tjänster online
- Bjud in era kunder & prospekts
- Utöka ert professionella nätverk
Läs mer om våra EasyGo-paket här.
Det finns attraktiva marknadsföringsytor på flera platser på Kistamässan där ni kan synas med ert budskap.
Läs mer på sidan om extra synlighet.
För mer information kontakta:
Olivia Casbolt
Sales Executive
08 506 650 89
olivia.casbolt@easyfairs.com
Ta reda på hur ni kan göra ert mässdeltagande mer hållbart. Läs våra rekommendationer här.
Observera även att det från den 1 januari 2024 är förbjudet att använda engångsartiklar som innehåller mer än 15 procent plast. Detta är bra att ha i åtanke när ni planerar era aktiviteter för montern. Att bryta mot denna lag kan innebära vite. Läs mer här.
För byggnation och reklambudskap etc. som överstiger 2,50 meter tillkommer en avgift. Detta gäller ej monterbelysning. Konstruktioner högre än 2,50 meter kräver förankring mot tak med säkerhetsvajer. Vänligen kontakta ansvarig säljare Olivia Casbolt vid eventuell önskan om höjdbyggnation.
olivia.casbolt@easyfairs.com
08 506 650 89
Har du planer på att skicka material till din monter redan innan du anländer.
Leveransadress:
Personal & Chef / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Gods som ankommer till mässan kan transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Vänligen se kontakta Kista Mäss-Service för mer specifikationer eller se Kista Mäss-Service informationsdokument på My Easyfairs.
Kista Mäss-Service
08-506 650 00
kistamasservice@easyfairs.com
www.kistamasservice.se
Kistamässan eller Kista Mäss-Service ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget.
Att få rätt besökare till mässan är ett teamwork. Både vi som arrangörer och ni som utställare ansvarar för att bjuda in besökare. Statistiken säger att om utställare marknadsför sitt mässdeltagande innan man ställer ut, får man 250% bättre utfall än utställare som inte marknadsför sig.
Ni kan se mässan som ett köpcentrum där vi är som arrangör är köpcentrumet och ni som utställare är butikerna. För att kunder ska lockas av att besöka just er butik framför alla andras måste ni marknadsföra att ni finns på plats och sticka ut ur mängden. Väl på plats måste butiken också se attraktiv ut och ha kunnig personal på plats för att kunna skapa en god relation med kunder som faktiskt tar sig till butiken.
För att maximera ert deltagande på mässan har vi en del verktyg som hjälper er på vägen:
- Er utställarsida på vår hemsida
- Personlig registreringslänk
- Personlig banner
Er utställarsida på vår hemsida:
Under “utställarlista” här på vår hemsida syns det ni fyller i inne på My Easyfairs (För att läsa mer om detta, se fliken My Easyfairs). Här skriver ni om ert företag, laddar upp innovativa produkter och nyheter samt jobbannonser. Statistik visar att de som har en ifylld My Easyfairs-profil i snitt lyckas bättre på plats. Denna information skickas även individuellt till alla besökare som skannat er läsare på mässan.
Er personliga registreringslänk:
Denna hittar ni inne på My Easyfairs under “Bjud in dina befintliga och potentiella kunder” och “inbjudan”. Fördelar med den personliga registreringslänken:
- Lätt och snabbt sätt att marknadsföra ditt deltagande
- Samlar leads innan Personal & Chef ens har öppnat dörrarna (alla som har registrerat sig på din länk ser du i MyEasyfairs)
- SMS till din telefon när besökare som har registrerat sig på din länk anländer till Kistamässan
Personlig banner:
Vi har förberett banner som ni gärna får använda i er marknadsföring. Denna hittas inne på My Easyfairs under “Bjud in befintliga och potentiella kunder” och “marknadsföringsmaterial”.
Glöm inte heller att tagga oss på Facebook och LinkedIn @Personal&Chef samt använda vår hashtag #personalchefsthlm på sociala medier.
Många av era monterbeställningar sköter ni enklast i Kista Mäss-Service onlineshop, se länk nedan.
Vid vidare frågor/beställningar, vänligen kontakta Kista Mäss-Service.
08-506 650 00
kistamasservice@easyfairs.com
www.kistamasservice.se
Vad är My Easyfairs:
Majoriteten av besökarna planerar sitt besök via vår hemsida. Det som fylls i inne på My Easyfairs är det som syns i vår utställarlista på hemsidan. Här kan ni presentera ert företag, era produkter, nyheter och jobbannonser. Under mässan kan besökarna skanna er läsare med sina Smart Badges (namnskyltar) och få den information ni lagt upp skickad till sig via e-mail.
Genom My Easyfairs kan du även:
- Bjuda in dina kunder genom er personliga länk
- Registrera monterpersonal
- Skapa inlogg till dina kollegor så de också kan redigera informationen
- Se vilket EasyGo-paket ni bokat
Logga in på My Easyfairs:
När ert företags monter bokades fick personen som gjorde bokningen ett e-mail från My Easyfairs med en länk till sidan med uppmaningen att bekräfta e-postadressen samt välja lösenord. E-postadressen är användarnamnet, välj sedan lösenord. Om lösenordet glömts bort välj ”Glömt lösenord” och följ instruktionerna. I vissa fall när det krånglar kan det hjälpa att byta webbläsare och testa på nytt.
Har ni fyllt i era uppgifter tidigare? Dessa uppgifter finns kvar inne på My Easyfairs, Ni behöver logga in för att det ska komma upp i den aktuella utställarlistan på hemsidan.
Lägg till fler användare:
Ni kan själva bjuda in kollegor till My Easyfairs om ni önskar att fler personer inom företaget har tillgång till kontot.
Ni som utställare har möjlighet att köpa en talartid. Det finns även möjlighet att köpa tid för workshops, nätverkslunch och andra aktiviteter. Detta är ett bra sätt att skapa uppmärksamhet och få besökarna att vilja gå förbi er monter för att fortsätta dialogen.
För er som redan köpt en talartid i programmet:
Det är viktigt att ni skickar in er titel och beskrivning till oss i god tid innan mässan. Detta kommer att synas på hemsidan samt finnas med på skyltar och annat material där scenen ni ska tala på syns.
Riktlinjer för material som skickas in:
• Intresseväckande titel.
• Text som beskriver seminariet/workshopen/aktiviteten. Ca 70 – 110 ord.
• Talarens/talarnas namn och titel inom företaget samt en kort beskrivande text. Ca 40 ord.
• Högupplöst profilfoto på talaren/talarna (minst 2MB).
Tips:
Våra besökare vill lyssna på seminarium som skapar ett mervärde och där titeln och beskrivningen faktiskt stämmer överens med det som presenteras på scen. Det är därför viktigt att ni som företag tänker igenom er programpunkt noga och inte presenterar rena säljpitchar.
Besökarens tid på plats på mässan är värdefull och de vill lära sig något nytt. Vill de köpa något besöker de er monter. Vi har varit med om att det i början av ett seminarium varit 200 personer i publiken men har slutat med 20 personer kvar.
För er som inte köpt en talarpunkt men är intresserade:
Vänligen kontakta Olivia Casbolt på
08 506 650 89
olivia.casbolt@easyfairs.com
I Utställarakademin får du kortfattad och översiktlig information om hur ett mässdeltagande kan se ut. Klicka här för att kolla.
Var försiktig med förfalskade listleverantörer och liknande bedrägerier. Vi vill uppmärksamma dig på bedrägerierbjudanden om listdata och andra “tjänster” som du kan få via oönskade e-postmeddelanden. Om du får sådan kommunikation är det bedrägeri och kommer inte från Easyfairs eller Personal & Chef.
Easyfairs säljer aldrig besökarinformation till tredje part.
Den information som dessa företag tillhandahåller är oftast antingen felaktig, ofullständig, av dålig kvalitet eller till och med falsk och/eller har samlats in eller förvärvats i strid med dataskyddsförordningen (GDPR). All användning som sådana företag gör av namnet Easyfairs eller Personal & Chef sker utan vår auktorisation och är olaglig.
Svara inte på dessa e-postmeddelanden.
Under inga omständigheter ska du göra några betalningar till företagen bakom dem. Informera oss om du får sådana förfrågningar så att vi kan varna andra.
Vi inför ett nytt hållbart montersystem som kommer användas för att bygga upp montrarna på Personal & Chef 2025. Vi byter ut tidigare träväggar till flexibla metallramar (av varumärket beMatrix).
Läs mer här.
Kontakta Teknisk Projektledare Claudia Long för mer information: kistamassservice@easyfairs.com
Veckorna innan mässan
Personal & Chef börjar närma sig. Nedan punkter ska du som utställare att ha koll på senast veckan innan, självklart också förutsatt att du checkat av listan gällande förberedelser.
Huvudingång:
Kistamässan
Arne Beurlings Torg 5
164 40 Kista
Lastkaj:
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Leveransadress för gods:
Personal & Chef / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Med några enkla knep kan ni som utställare maximera ert deltagande. Här kommer en kort checklista:
- Uppdatera er profil i My Easyfairs
- Sprid er medverkan i era kanaler och bjud in era egna kunder med er personliga länk som ni finner inne på My Easyfairs.
- Lägg tid och engagemang på er monter så den ser visuellt attraktiv ut för besökare. Ett tips är även att attrahera besökarna med någon form av aktivitet som exempelvis en tävling eller genom att bjuda på något gott.
- Ha rätt personer på plats. Välj ut era mest engagerade och kunniga personer att ha i montern.
- Engagera er monterpersonal. Ha tillräckligt med personal och planera tid för raster samt lunch.
- Använd både Visit Connect och Smart Badge-läsaren aktivt under mässan.
- Glöm inte följa upp efter mässan! Leads finner du inne på My Easyfairs och inne på Visit Connect-portalen.
Kort och gott, förbered er väl för att bli bäst!
Under mässan kommer vi hålla såväl café som restaurang öppna inom mässanläggningens väggar. För er som utställare finns en utställarmatsal där ni slipper köa tillsammans med besökarna. Ni kan betala på plats eller förbeställa egna matkuponger via KM Restauranger, konferens@kmgroup.se.
Utöver det finns även kiosker, butiker, caféer och restauranger nära anläggningen. Kista Galleria finns också tillgängligt cirka 10 min promenad bort.
Inflytt: Tisdag 4 februari kl 07.00 – 20.00 Port 2A
Utflytt: Torsdag 6 februari kl 16.30 – 22.00
Det finns mycket begränsat antal parkeringsplatser och vi råder dig därför att åka kollektivt.
De nya priserna är;
- 50 kr per påbörjad tim
- 150 kr för 12 timmar
- 200 kr för 24 tim
Vi reserverar oss för ev. prisändringar då det inte är vår (arrangörens) parkering.
Via My Easyfairs registrerar ni er monterpersonal. All monterpersonal måste ha ett personligt utställarkort på mässan. Så här går ni till väga för att registrera monterpersonalen:
- Logga in på My Easyfairs
- Klicka på ”hantera monter” på den aktuella mässan.
- Klicka på ”registrera din personal” under avsnittet ”monterpersonal”.
- Klicka på ”Visit Connect” i den nya vyn.
- Ett nytt fönster öppnas.
- Klicka på ”Team” i vänstermenyn.
- Klicka på ”Add staff” längst ner till höger.
- Klicka på “Register Stand Personnel”
- Fyll i uppgifterna + knapp “Next”
- Den person som precis registrerats får ett bekräftelsemejl skickat till angiven mejladress.
Smart Badge-tekniken är ett enkelt sätt för besökare att samla information om de utställare denne är intresserad av, och ett lika enkelt sätt för utställare att förvandla besökare till kvalificerade leads. Besökaren håller sin Smart Badge (namnbricka) mot läsaren i er monter och vips så har ni bytt kontaktuppgifter – smart va?
Så här ser läsaren som placeras i er monter ut:
Denna måste återlämnas till teamet för Personal & Chef vid stängning.
Med Visit Connect säkrar ni hetare leads. Genom att skanna QR-koden på en besökares Smart Badge kan ni ta anteckningar över ert samtal vilket gör det lättare att följa upp efter mässan.
Ca 1-2 veckor innan mässan får ni mer information kring detta.
Enkelt förklarat är Smart Badge-läsaren mer på besökarens initiativ och Visit Connect-skanningen mer på utställarens initiativ.
Läs mer om skillnaden mellan Smart Badge och Visit Connect här.
Monterpersonalmöte kommer att hållas digitalt 21:a och 22:a januari kl 10.00.
Mötesinbjudan med länk till mötet kommer senare.
Mässdagarna - Nu kör vi
Nu börjar det viktiga som vi alla förberett oss för. Det blir två fullspäckade dagar med kompetensutveckling, nätverkande och massa annat. Ert arbete i montern är viktigare än någonsin, varmt välkomna!
På Kistamässan finns ytor som endast ni som utställare har tillgång till: utställarmatsalen och utställarloungen.
Det kommer att finnas en fotograf och filmare på plats under båda dagarna. Om ni inte vill synas i bild säger ni till fotografen på plats.
Så fort mässan stänger är det otroligt viktigt att vi i teamet för Personal & Chef får tillbaka läsaren som placerats i er monter under inflytten.
En stund innan vi stänger kommer vi att gå runt i hallen och samla in läsarna. Ni får då ett kvitto av oss på att läsaren/läsarna är återlämnade.
Så fort mässan stänger och besökarna har lämnat hallen är det OK att packa ihop montern. Ni får alltså inte packa ihop den innan dess. Om någon ska hämta upp ert material senare är det viktigt att materialet packas ihop och märks tydligt.
5 februari 09.00 – 17.00
6 februari 09.00 – 16.00
Utvärdering
Slutet för nu, början på något nytt. Mässan är över och nu är det viktigt med utvärdering av genomförandet. Här kommer de bästa tipsen för hur ni tar ert deltagande hela vägen in i mål.
Smart Badge-läsaren:
Ni hittar alla besökare som touchat er läsare inne på My Easyfairs efter mässan under “se resultat” och “ladda ner leads”.
Visit Connect:
De Smart Badges ni skannat med Visit Connect finns i ert Visit Connect-konto.
Nästa genomförande av Personal & Chef sker 5-6 februari 2025 på Kistamässan.
Vi som arrangörer skickar ut enkäter till alla som stått i er monter där ni får möjligheten att utvärdera mässan som gått. Er åsikt är otroligt viktig för oss då vi ständigt vill utvecklas och möta era förväntningar. Stort tack på förhand för ni tar er tiden för att besvara dessa.
Under mässan har ni som företag haft möjlighet att prata med någon av våra säljare för att boka en monterplats till kommande mässor. Glöm inte bort att boka er monter och hålla koll på orderbekräftelsen som kommer till kontaktpersonens mejl.
Behöver du monterservice?
Vill du beställa saker till montern? Eller har du frågor eller funderingar?
Kontakta vår partner Kista Mäss-Service, de hjälper dig med allt kring din monter.
Vi lanserar snart en app!
- Maximera din närvaro på mässan med hjälp av Easyfairs Nordic-appen
Vi är glada att snart kunna presentera vår nya eventapp Easyfairs Nordic som kommer att förbättra din upplevelse som utställare före, under och efter mässan! Appen är mer än bara ett schemaläggningsverktyg, den låter dig nätverka med kunder och potentiella partners.
Fördelar med Easyfairs Nordic
- Maximera nätverkandet: Öka chansen att nätverka med likasinnade.
- Effektivare möten: Kommunicera smidigare och boka möten enkelt via appen.
- Personlig upplevelse: Anpassa din mässupplevelse efter dina professionella mål.
Hur går det till?
Företagsinformationen hämtas automatiskt från MyEasyfairs. Det du behöver göra är att förbereda ditt schema på plats med Easyfairs Nordic-appen. Besökare kommer sedan att kunna interagera och planera möten med dig i förväg så att ni kan få ut det mesta av mässan.
Få personliga rekommendationer
Applikationen föreslår de besökare du troligen är mest intresserad av att träffa på evenemanget, baserat på dina preferenser och intressen.
My Easyfairs
My Easyfairs är navet i ditt deltagande på mässan. Här lägger ni upp information om ert företag, er logga, de produkter ni visar upp på mässan, registrerar monterpersonal samt tar del av viktig information inför mässan. My Easyfairs är ansluten till mässans utställarlista, så se till att maximera din synlighet genom att hålla profilen uppdaterad. Besökarna planerar sitt besök utifrån utställarlistan.
Ett digitalt vistkort
Smart Badge
Under inflyttningen får ni utställare den/de Smart Badge-läsare som ingår i ert paket. Läsaren är en trådlös sensor som placeras i din monter. När besökaren touchar läsaren med sin Smart Badge (namnbricka) samlar de automatiskt in all den företagsinformation som ni delat i ert My Easyfairs. Informationen sammanfattas och skickas i ett samlat e-mail till besökaren efter avslutad mässdag.
Smart Badge-tekniken är fördelaktig för alla utställare – oavsett vilket EasyGo-paket ni har. Ni får nämligen tillgång till en lista med alla kontaktuppgifter till de som touchat er läsare under mässan. Listan hittar ni i ert My Easyfairs dagen efter mässan stängt.
Samla kontaktuppgifter
Visit Connect
Med webbappen Visit Connect kan du samla mer utförlig information om besökarna i din monter, helt enkelt genom att scanna QR-koden på deras Smart Badge. Detta underlättar i din uppföljning efter mässan och ser till att du inte tappar bort viktiga visitkort eller kontaktuppgifter.
Så avslutar vi första mässdagen
Välkommen på mingel!
När mässgolvet stänger efter första mässdagen arrangerar vi ett mingel för alla besökare och utställare. Ingen föranmälan krävs.
Tid & plats: 5 februari 17.00 – 18.30
